O que fazer com documentos que são simplesmente abandonados pelos clientes nas dependências dos escritórios de contabilidade?

Nestes casos, o profissional da contabilidade deve estar ciente e comunicar ao cliente/empresário que, de acordo com a legislação em vigor, a guarda de documentos é de exclusiva responsabilidade do contribuinte. Para esclarecer e evitar inconvenientes futuros, é de fundamental importância a inclusão de uma cláusula a respeito da guarda de documentos no Contrato de Prestação de Serviços, evitando quaisquer discussões a respeito e resguardando o escritório e o profissional contábil. Desta forma, o profissional da contabilidade não deve trazer para si a responsabilidade da guarda de documentos, seja por liberalidade ou por contrato.

Nos casos em que haja abandono de documentos nas dependências do escritório, o profissional da contabilidade deve notificar o empresário, por meio de correspondência com aviso de recebimento (A.R.) ou via Cartório de Títulos e Documentos, solicitando que, no prazo de trinta dias os documentos que se encontram no escritório sejam retirados. Não havendo retorno desejado, ou nos casos em que não houver sucesso na entrega da notificação, o profissional da contabilidade deve fazer uma publicação em jornal de grande circulação, nos mesmos termos da notificação. Se, ainda assim, não houver sucesso na retirada dos mesmos e o profissional da contabilidade não quiser continuar guardando os documentos, deve depositá-los em juízo(*), para se precaver de eventuais responsabilidades.

Neste contexto, utilizando este ferramental que compreende os procedimentos administrativos e judiciais acima dispostos, certamente o profissional da contabilidade disporá de mais segurança, isentando-se de eventuais prejuízos, e preocupando-se efetivamente com assuntos que são de sua responsabilidade.

(*) O procedimento judicial neste caso é a impetração de uma Ação Consignatória regida pelo artigo 890 do Código de Processo Civil. Por esse remédio judicial, havendo o deferimento pelo Excelentíssimo Juíz, a documentação e os livros correspondentes ficam sob a alçada do Fórum Cível competente.