A existência de leis, por mais modernas e abrangentes que sejam, por si só não soluciona o problema. A promoção de uma cultura de proteção de dados e privacidade se faz imperativa e urgente. Os indivíduos, que são os titulares dos dados, precisam ser informados sobre os riscos e ameaças, como devem proceder para manter seus dados seguros e quais são os seus direitos em caso de exposição indevida.

As empresas, por sua vez, precisam não apenas adequar seus sistemas aos requisitos da LGPD, mas investir em treinamento, para conscientizar funcionários e adotar práticas que garantam o correto tratamento de dados pessoais de suas equipes e clientes e a segurança das informações.

O profissional da contabilidade e a proteção e dados

Sob o olhar da LGPD, nós, profissionais e empresários da contabilidade desempenhamos um papel central, uma vez que atuamos ora como controladores de dados, ora como operadores – quando preenchemos, por exemplo as declarações de imposto de renda pessoa física, lidamos com a documentação dos sócios das empresas que atendemos ou desempenhamos as atividades de departamento pessoal de nossos clientes. Aliás, isso tem não passado desapercebido aos olhos de pessoas e organizações mal-intencionadas: esquemas de phishing que invadem sistemas contábeis e enviam e-mails maliciosos aos clientes são cada vez mais comuns. Cabe alertar que a LGPD prevê a responsabilização dos controladores e dos operadores de dados em caso de vazamentos, incluindo a aplicação de multas expressivas. Por isso, além da implementação dos procedimentos requeridos pela lei, é necessária a atualização constante dos mecanismos e rotinas de segurança de dados, bem o treinamento dos funcionários que têm acesso ao ambiente informatizado da empresa.

Dez pontos de atenção

Dentre os pontos a serem observados por profissionais e empresas de contabilidade para atuarem em conformidade com as exigências da LGPD, enumero a seguir os dez que considero principais:

1. Pedir e manter em arquivo o consentimento expresso do titular dos dados;
2. Definir claramente, em cada situação, o papel da empresa ou do contador – se controlador ou operador dos dados;
3. Instalar e manter sistemas físicos e virtuais de proteção de dados;
4. Treinar constantemente os funcionários com vistas ao correto armazenamento e descarte de dados sensíveis dos clientes, além da conscientização sobre ameaças como e-mails, aplicativos e sites suspeitos;
5. Definir um comitê de segurança da informação para avaliação das medidas de proteção de dados próprios e dos clientes;
6. Nomear o responsável pela proteção dos dados - Data Protection Officer ou DPO;
7. Restringir o acesso a dados sensíveis de funcionários e clientes apenas a indivíduos autorizados, mediante a implementação de controles de acesso apropriados – afinal, lidamos com informações pessoais altamente sensíveis ao realizar atividades como declarações de imposto de renda pessoa física ou rotinas de departamento pessoal, tais como dados financeiros, bancários, previdenciários, e até mesmo informações de saúde;
8. Fazer um mapeamento de riscos abrangente, identificando as possíveis vulnerabilidades e implementando medidas para mitigar esses riscos;
9. Criar um plano de ação para rápida resposta a eventuais incidentes, envolvendo a imediata e adequada comunicação com as partes afetadas, a notificação de autoridades competentes e a implementação de medidas corretivas, já que agir rapidamente é fundamental para limitar os prejuízos;
10. Quando trabalhar com empresas terceirizadas, alertá-las, responsabilizá-las, e instruí-las com clareza quanto a procedimentos de proteção de dados, exigindo que elas também atuem em conformidade com a LGPD, porque estarão sujeitas às sanções em casos de vazamentos.

Oportunidade

Nossos clientes também controlam e operam dados pessoais sensíveis e precisam se adequar à legislação. Portanto, a conformidade com a LGPD não deve ser vista apenas em função dos custos da implementação e manutenção das medidas, mas sob o prisma dos ganhos que podemos obter. O primeiro é que o contador pode compartilhar sua experiência e cobrar por isso, o que pode representar uma nova e lucrativa frente de atuação. O segundo, e talvez o mais importante, é a confiança do cliente, um benefício intangível de valor inestimável. Por fim, a tranquilidade de saber que temos um plano de ação para lidar com as ameaças digitais a que todos estamos sujeitos e para minimizar danos, caso ocorra algum contratempo.

Sob um olhar mais amplo, em um mundo digital em constante expansão, o Dia Internacional da Privacidade e Proteção de Dados representa uma oportunidade para a sociedade exigir que nossas informações pessoais sejam devidamente protegidas, a adesão de mais países a um marco regulatório estrito, uniforme e abrangente e a cooperação entre as autoridades em âmbito internacional no combate ao cibercrime e na fiscalização do cumprimento dessas leis. Somente a colaboração entre indivíduos, empresas e governos pode promover um ambiente seguro e ético para a sociedade globalmente conectada, garantindo o nosso direito à privacidade.